Para gerenciar prazos, Imagine este cenário: um cliente conhecido por exigir prazos desafiadores solicita um projeto que, à primeira vista, não parece complexo. Estamos falando de algo em torno de 100 horas de desenvolvimento – o tipo de demanda que muitas equipes enfrentam diariamente. Porém, o que parecia ser simples logo se transforma em um exemplo clássico de como a falta de comunicação, alinhamento e planejamento pode complicar até mesmo os projetos mais curtos.
A alta gestão, pressionada pela urgência do cliente, aceita o prazo sem realizar uma análise aprofundada da capacidade do time. O gerente de TI, responsável pelos coordenadores de produtos e de desenvolvimento, reúne as lideranças para organizar a entrega. O gerente de projetos, que lidera um time de especialistas, incluindo um analista de projetos, também é envolvido. A partir daí, as responsabilidades começam a ser distribuídas.
A área de produtos, liderada pelo coordenador de produtos e os Product Owners (POs), fica responsável por entender as necessidades do cliente. A equipe técnica, liderada pelo coordenador de desenvolvimento, assume a execução. Já o analista de projetos, encarregado de apoiar na organização e planejamento, comete um erro logo no início: convoca o PO errado para as discussões iniciais e, mais tarde, assume a criação da documentação para ganhar tempo – mas isso só aumenta os problemas.
Embora seja um projeto menor, as consequências das falhas se acumulam: documentação incompleta, mudanças de escopo mal gerenciadas, ausências de pessoas-chave e, por fim, pressão por prazos que levam o time a trabalhar horas extras. Vamos explorar o que deu errado e, mais importante, como evitar que isso aconteça novamente.
Quando 100 horas se tornam um desafio
Mesmo em projetos menores, alguns erros podem amplificar os problemas e transformar o simples em algo frustrante. Vamos detalhar os principais pontos que levaram esse projeto a sair dos trilhos:
- a ilusão do “simples”
Por ser um projeto estimado em apenas 100 horas de desenvolvimento, a alta gestão assumiu que a entrega seria direta e tranquila. Não houve uma análise detalhada da capacidade do time nem uma revisão aprofundada dos prazos. Esse “simples” se tornou complexo porque decisões importantes foram tomadas sem embasamento. - falha no envolvimento do PO correto
O analista de projetos, que deveria facilitar o alinhamento entre as áreas, convocou o PO errado para as primeiras reuniões. Isso criou um efeito cascata: o escopo não foi discutido corretamente desde o início e, mais tarde, a documentação precisou ser corrigida às pressas. - documentação feita pela pessoa errada
Pressionado pelo prazo, o analista de projetos decidiu ele mesmo criar a “Especificação Funcional” para o cliente. Embora tenha sido uma tentativa de ajudar, ele não tinha o contexto necessário, o que gerou inconsistências e retrabalho. - ausência de pessoas-chave no momento crítico
O principal desenvolvedor saiu de férias durante uma etapa importante, o que já era esperado. Porém, quando ele voltou, o PO titular estava ausente. Isso deixou o novo PO temporário sem contexto suficiente para dar suporte, obrigando-o a recorrer à área de negócios e ao coordenador de desenvolvimento para tirar dúvidas. - pressão por prazo e relacionamento desgastado
Com o cliente pressionando pela entrega, a equipe técnica enfrentou dificuldades por falta de suporte do coordenador de desenvolvimento, que já não tinha uma relação próxima com o time. Para atender ao prazo, os desenvolvedores trabalharam horas extras, o que elevou o risco de burnout e comprometeu a qualidade da entrega.
O que fazer para evitar esses problemas?
Mesmo em projetos pequenos, é essencial ter processos bem definidos e uma comunicação eficiente. Veja como você pode evitar essas armadilhas:
1. nunca subestime um projeto, mesmo que pareça pequeno
Como fazer:
- Sempre realize uma análise inicial detalhada, mesmo em demandas menores. Reúna lideranças e POs para revisar prazos, capacidades e potenciais riscos.
- Estime as horas, mas considere o contexto completo. Pergunte: “Quais são as outras demandas da equipe? Há ausências previstas? Estamos preparados para mudanças?”
Exemplo prático: Durante o planejamento, o gerente de TI solicita uma avaliação do backlog e descobre que outros projetos em andamento já comprometem 80% da capacidade do time. O prazo do cliente é renegociado com base nessa realidade.
2. centralize o contexto no PO correto
Como fazer:
- Defina claramente quem é o PO responsável e certifique-se de que ele esteja presente em todas as reuniões importantes.
- Use ferramentas como Confluence ou Notion para registrar todas as decisões e garantir que qualquer membro do time possa acessar o contexto completo.
Exemplo prático: Antes de convocar a primeira reunião, o analista de projetos verifica quem é o PO titular da área e confirma sua disponibilidade. Ele também prepara um resumo inicial do escopo para facilitar o alinhamento.
3. crie processos claros para mudanças de escopo
Como fazer:
- Estabeleça uma política de gestão de mudanças, onde toda solicitação seja registrada e analisada quanto ao impacto no prazo e na execução.
- Negocie com o cliente entregas incrementais, priorizando o essencial.
Exemplo prático: O cliente solicita uma alteração de última hora. O PO organiza uma reunião com o coordenador de desenvolvimento e apresenta ao cliente as consequências da mudança: a funcionalidade será entregue em uma próxima fase para garantir a qualidade da entrega atual.
4. planeje e documente para mitigar ausências
Como fazer:
- Antes das férias ou ausências, garanta que todo o contexto do projeto esteja registrado e compartilhe as informações com os substitutos.
- Realize reuniões de transição entre stakeholders para alinhar expectativas e responsabilidades.
Exemplo prático: Antes de sair de férias, o PO titular transfere todo o contexto para o substituto em uma reunião e documenta os requisitos no backlog. Assim, quando o desenvolvedor retorna, ele tem acesso a informações completas e pode seguir com a execução.
5. invista no relacionamento interno e evite sobrecarga
Como fazer:
- Promova reuniões regulares para identificar bloqueios e fortalecer a colaboração entre líderes e equipes.
- Inclua buffers no planejamento e ajuste os prazos para evitar horas extras desnecessárias.
Exemplo prático: Após ouvir feedback do time em uma retrospectiva, o coordenador de desenvolvimento começa a participar ativamente das dailies, oferecendo suporte técnico e se tornando mais acessível para resolver problemas.
O aprendizado por trás das 100 horas
Projetos menores não significam menos desafios. Muitas vezes, a sensação de que “vai ser simples” leva a negligenciar detalhes importantes. Este caso nos ensina que:
- Mesmo demandas pequenas precisam de processos claros.
- O contexto é rei. O PO certo e uma documentação bem-feita fazem toda a diferença.
- Planejar é prevenir. Seja para ausências ou mudanças de escopo, o planejamento sempre reduz riscos.
- Equipes motivadas entregam mais. Relacionamentos saudáveis e carga de trabalho equilibrada garantem qualidade e eficiência.
Com as práticas certas, até os projetos mais apertados podem ser entregues com sucesso. E você, já enfrentou desafios assim? Compartilhe sua experiência nos comentários! 😊
